Règlement adminsitratif

 

Règlement administratif adopté par l'Assemblée générale,  le 21 juin 2014

 

ASSOCIATION INTERNATIONALE DE PÉDAGOGIE UNIVERSITAIRE – AMÉRIQUES

 

(I' « organisation »)

 

TABLE DES MATIÈRES

Article 1 — Généralités

Article 2 — Adhésion — Questions nécessitant une résolution extraordinaire

Article 3 — Droits d'adhésion, fin de l'adhésion et mesures disciplinaires

Article 4 — Assemblées des membres

Article 5 — Administrateurs

Article 6 — Réunions du conseil d'administration

Article 7 — Dirigeants

Article 8 – Affiliation à L’ASSOCIATION INTERNATIONALE DE PÉDAGOGIE UNIVERSITAIRE - INTERNATIONALE

Article 9 — Avis

Article 10 — Règlement des différends

Article 11 — Entrée en vigueur

 

IL EST DÉCRÉTÉ que les dispositions suivantes constituent un règlement administratif de l'organisation :

 

ARTICLE 1 GÉNÉRALITÉS

 

1.01     Définitions

 

À moins que le contexte n'indique un sens différent, dans le présent règlement administratif et tous les autres règlements administratifs de l'organisation :

 

a)            « assemblée de membres » s'entend d'une assemblée annuelle ou extraordinaire des membres; « assemblée extraordinaire de membres », s'entend d'une assemblée d'une ou de plusieurs catégories de membres ou d'une assemblée extraordinaire de tous les membres ayant le droit de vote à une assemblée annuelle de membres;

 

b)            « conseil d'administration » s'entend du conseil d'administration de l'organisation et « administrateur » s'entend d'un membre du conseil ;

 

c)            « Loi » la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, L.C. 2009, ch. 23, y compris les règlements pris en vertu de la Loi et toute loi ou tout règlement qui pourraient les remplacer, ainsi que leurs modifications;

 

d)      « proposition » s'entend d'une proposition présentée par un membre de l'organisation qui répond aux exigences de l'article 163 (Proposition d'un membre) de la Loi;

 

e)      « règlement » désigne tout règlement pris en application de la Loi ainsi que leurs modifications ou mises à jour, qui sont en vigueur;

 

f)       « règlement administratif » désigne le présent règlement administratif et tous les autres règlements administratifs de l'organisation ainsi que leurs modifications, qui sont en vigueur;

 

g)      « résolution extraordinaire » s'entend d'une résolution adoptée aux deux tiers (2/3) au moins des voix exprimées;

 

h)      « résolution ordinaire » s'entend d'une résolution adoptée à cinquante pour cent (50 %) plus une (1) au moins des voix exprimées;

 

i)        « statuts » désigne les statuts constitutifs, initiaux ou mis à jour, ainsi que les clauses de modification, les statuts de fusion, les statuts de prorogation, les clauses de réorganisation, les clauses d'arrangement et les statuts de reconstitution.

 

 

1.02    Interprétation

 

Dans l'interprétation du présent règlement administratif, les termes utilisés au masculin incluent le féminin et ceux utilisés au singulier comprennent le pluriel et inversement, et le terme « personne » comprend un particulier, une personne morale, une société de personnes, une société de fiducie et une organisation non dotée d'une personnalité morale.

 

Autrement que tel que spécifié au point 1.01 ci-haut, les mots et les expressions définis dans la Loi ont la même signification lorsqu'ils sont utilisés dans les présents règlements administratifs.

 

1.03    Sceau de l'organisation

 

L'organisation peut avoir son propre sceau, qui doit être approuvé par le conseil d'administration. Le secrétaire de l'organisation est le dépositaire de tout sceau approuvé par le conseil d'administration.

 

1.04      Signature des documents

 

Les actes, les transferts, les cessions, les contrats, les obligations et autres documents écrits nécessitant la signature de l'organisation peuvent être signés par deux (2) de ses dirigeants ou administrateurs. En outre, le conseil d'administration peut déterminer la manière dont un document particulier ou un type de document doit être signé et désigner le ou les signataires. Toute personne autorisée à signer un document peut apposer le sceau de l'organisation, le cas échéant, sur le document en question. Tout signataire autorisé peut certifier qu'une copie d'un document, d'une résolution, d'un règlement administratif ou de tout autre document de l'organisation est conforme à l'original.

 

1.05    Fin de l'exercice

 

La fin de l'exercice de l'organisation est déterminée par le conseil d'administration.

 

1.06    Opérations bancaires

 

Les opérations bancaires de l'organisation sont effectuées dans une banque, une société de fiducie ou une autre firme ou société menant des activités bancaires au Canada ou ailleurs et désignée, nommée ou autorisée par résolution du conseil d'administration. Les opérations bancaires sont effectuées, en tout ou en partie, par un ou plusieurs dirigeants de l'organisation ou d'autres personnes désignées, mandatées ou autorisées à cette fin par résolution du conseil d'administration.

 

1.07      États financiers annuels1

 

Au lieu d'envoyer aux membres une copie des états financiers annuels et des autres documents mentionnés au paragraphe 172(1) (États financiers annuels) de la Loi, l'organisation peut publier un avis indiquant que ces documents peuvent être obtenus au siège de l'organisation et que tout membre peut, sur demande, en recevoir une copie sans frais au siège même ou par courrier affranchi.

 

ARTICLE 2 ADHÉSION - QUESTIONS NÉCESSITANT UNE RÉSOLUTION EXTRAORDINAIRE

 

2.01      Conditions d'adhésion2

 

Sous réserve des statuts, l'organisation compte une (1) seule catégorie de membres. L'adhésion est offerte aux particuliers, aux étudiants et aux institutions ou organismes publics ou privés qui souhaitent promouvoir ses intentions et dont la demande d'adhésion a été acceptée par résolution ordinaire du conseil d'administration ou d'une autre manière déterminée par ce dernier. Chaque membre a le droit de recevoir un avis de toutes les assemblées des membres de l'organisation, d'assister à ces assemblées et d'y exercer son droit de vote. Un membre institutionnel ne peut déléguer qu’une seule personne pour le représenter aux assemblés des membres.

 

 

En vertu du paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi, une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour modifier à cet article des règlements administratifs si les modifications touchent les droits dévolus aux membres ou les modalités décrites aux alinéas 197(1)(e), (h), (I). ou (m).

 

2.02    Avis d'assemblée des membres3

 

Un avis faisant état des date, heure et lieu d'une assemblée de membres est envoyé par le secrétaire à chaque membre habile à voter selon au moins une des méthodes suivantes :

 

a)        par la poste, par messager ou en mains propres, l'avis étant envoyé à chaque membre habile à voter à l'assemblée, au cours de la période commençant soixante (60) jours avant la date de l'assemblée et se terminant vingt et un (21) jours avant;

 

b)        par tout moyen de communication téléphonique, électronique ou autre, l'avis étant communiqué à chaque membre habile à voter à l'assemblée, au cours de la période commençant trente-cinq (35) jours avant la date de l'assemblée et se terminant vingt et un (21) jours avant4.

 

En vertu du paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi, une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour modifier les règlements administratifs de l'organisation afin de changer les façons d'aviser les membres habiles à voter aux assemblées de membres.

 

2.03    Vote des membres absents par la poste5

 

En vertu du paragraphe 171(1) (Vote des membres absents) de la Loi, un membre habile à voter à une assemblée des membres peut exercer ce droit en utilisant un bulletin de vote envoyé par la poste ou voter par des moyens électroniques, si l'organisation a mis en place un système qui permet à la fois :

 

a)        de recueillir le vote de façon à ce qu'il puisse être vérifié subséquemment;

 

b)        de présenter à l'organisation le résultat du vote sans toutefois qu'il ne soit possible pour celle-ci de savoir quel a été le vote du membre.

 

En vertu du paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi, une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour modifier les règlements administratifs de l'organisation afin de changer les méthodes selon lesquelles les membres qui ne sont pas présents à l'assemblée des membres sont autorisés à voter.

 

ARTICLE 3 - DROITS D'ADHÉSION, FIN DE L'ADHÉSION ET MESURES DISCIPLINAIRES

 

3.01    Droits d'adhésion

 

Les membres seront avisés par écrit des droits d'adhésion qu'ils sont tenus de payer. Tout membre qui omet de verser ces droits dans un délai d'un (1) mois suivant la date de renouvellement de son adhésion sera privé automatiquement de son statut de membre de l'organisation.

 

3.02    Fin de l'adhésion6

 

Le statut de membre de l'organisation prend fin dans l'un ou l'autre des cas suivants :

 

a)                   le décès du membre ou, dans le cas d'un membre constitué en personne morale, la dissolution de la personne morale;

 

b)                   l'omission par le membre de maintenir les conditions requises pour être membre énoncées à l'article 2.01 du présent règlement administratif;

 

c)                   la démission du membre signifiée par écrit au président du conseil d'administration de l'organisation, auquel cas la démission prend effet à la date précisée dans l'avis de démission;

 

d)                   l'expulsion du membre en conformité avec l'article 3.03 ci-après ou la perte du statut de membre d'une autre manière en conformité avec les statuts ou les règlements administratifs;

 

e)                   l'expiration de la période d'adhésion;

 

f)                    la liquidation ou la dissolution de l'organisation en vertu de la Loi.

 

Sous réserve des statuts, l'extinction de l'adhésion entraîne l'extinction des droits du membre, notamment ceux qu'il a à l'égard des biens de l'organisation.

 

3.03    Mesures disciplinaires contre les membres7

 

Le conseil d'administration est autorisé à suspendre ou à expulser un membre de l'organisation pour l'une ou l'autre des raisons suivantes :

 

a)                   la violation d'une disposition des statuts, des règlements administratifs ou des politiques écrites de l'organisation;

 

b)                   une conduite susceptible de porter préjudice à l'organisation, selon l'avis du conseil d'administration à son entière discrétion;

 

c)                   toute autre raison que le conseil d'administration juge raisonnable, à son entière discrétion, en considération de la déclaration d'intention de l'organisation.

 

Si le conseil d'administration détermine qu'un membre doit être suspendu ou expulsé de l'organisation, le président, ou tout autre dirigeant désigné par le conseil, donne au membre un avis de suspension ou d'expulsion de vingt (20) jours et lui indique les raisons qui motivent la suspension ou l'expulsion proposée. Au cours de cette période de vingt (20) jours, le membre peut transmettre au président, ou à tout autre dirigeant désigné par le conseil, une réponse écrite à l'avis reçu. Si aucune réponse écrite conformément à cette disposition, le président, ou tout autre dirigeant désigné par le conseil, pourra aviser le membre qu'il est suspendu ou exclu de l'organisation. Si le président, ou tout autre dirigeant désigné par le conseil, reçoit une réponse écrite en conformité avec le présent article, le conseil d'administration l'examinera pour en arriver à une décision finale et il informera le membre de cette décision finale dans un délai de vingt (20) jours supplémentaires à compter de la date de réception de la réponse. La décision du conseil d'administration est finale et exécutoire et le membre n'a aucun droit d'appel.

 

ARTICLE 4 - ASSEMBLÉES DES MEMBRES

 

4.01    Personnes en droit d'assister à une assemblée

 

Les seules personnes en droit d'assister à une assemblée sont celles habiles à voter à cette assemblée, les administrateurs et l'expert-comptable de l'organisation ainsi que toute autre personne dont la présence est autorisée ou requise en vertu des dispositions de la Loi, des statuts ou des règlements administratifs de l'organisation. Les autres personnes peuvent être admises uniquement à l'invitation du président de l'assemblée ou par résolution des membres.

 

4.02    Président d'assemblée

 

Si le président et le vice-président du conseil d'administration sont absents, les membres présents qui sont habiles à voter à l'assemblée choisissent l'un d'entre eux pour présider l'assemblée.

 

4.03    Quorum8

 

Le quorum fixé pour toute assemblée des membres (à moins que la Loi n'exige un nombre plus élevé de membres) correspond à la présence d’un minimum de huit (8) membres habiles à voter à l'assemblée. Il suffit que le quorum soit atteint à l'ouverture de l'assemblée pour que les membres puissent délibérer.

 

4.04    Voix prépondérantes9

 

À moins de disposition contraire des statuts, des règlements administratifs ou de la Loi, les décisions relatives aux questions sont prises à la majorité des voix lors de toute assemblée des membres. En cas d'égalité des voix après un vote à main levée, un vote au scrutin secret ou un vote par des moyens électroniques, le président de l'assemblée vote une deuxième fois.10

 

 

4.05    Fréquence et lieu des assemblées

 

            Une assemblée doit se tenir chaque année au moment et au lieu déterminé par le conseil d’administration.

 

Une assemblée peut se tenir en dehors de la zone Amériques, notamment lors du congrès de l’AIPU INTERNATIONALE.

 

Les assemblées peuvent également, sur décision et selon les modalités établies par le conseil d’administration, être tenues entièrement par des moyens électroniques faisant en sorte que tous les membres y participant puissent adéquatement communiquer entre eux.

 

ARTICLE 5 ADMINISTRATEURS

 

5.01       Élection et mandat11

 

Sous réserve des statuts, les membres élisent les administrateurs parmi eux lors de leur première assemblée et de chaque assemblée annuelle où une élection des administrateurs est requise. Les administrateurs sont élus pour un mandat se terminant au plus tard à la clôture de la deuxième assemblée annuelle suivante. Leur mandat est renouvelable.

 

ARTICLE 6 RÉUNIONS DU CONSEIL D'ADMINISTRATION

 

6.01    Convocation de réunions

 

Les réunions du conseil d'administration peuvent être convoquées par son président, son vice-président ou par deux (2) administrateurs à n'importe quel moment. Si l'organisation compte un (1) seul administrateur, celui-ci peut convoquer et tenir une réunion.

 

6.02    Avis de réunion12

 

Un avis précisant les date, heure et lieu d'une réunion du conseil d'administration est donné, de la manière prescrite à l'article 9.01 du présent règlement administratif, à chaque administrateur de l'organisation au plus tard sept (7) jours avant l'heure prévue. Cet avis n'est pas nécessaire si tous les administrateurs sont présents et qu'aucun d'entre eux ne s'oppose à la tenue de la réunion ou que les administrateurs absents ont renoncé à l'avis ou approuvé autrement la tenue de la réunion en question. L'avis d'ajournement d'une réunion n'est pas nécessaire si les date, heure et lieu de la réunion ajournée sont annoncés à la réunion initiale. Sauf disposition contraire du règlement administratif, il n'est pas nécessaire que l'avis de réunion du conseil d'administration précise l'objet ou l'ordre du jour de la réunion, mais cet avis fait état de tout élément visé au paragraphe 138(2) (Limites) de la Loi qui sera abordé lors de la réunion.

 

6.03    Réunions ordinaires

 

Le conseil d'administration peut désigner une ou plusieurs journées d'un ou de plusieurs mois pour des réunions ordinaires dont l'heure et le lieu seront fixées par la suite. Une copie de toute résolution du conseil fixant l'heure et le lieu des réunions ordinaires du conseil d'administration est envoyée à chaque administrateur immédiatement après son adoption. Aucun autre avis n'est nécessaire pour une autre réunion ordinaire sauf si le paragraphe 136(3) (Avis de la réunion) de la Loi exige que l'objet ou l'ordre du jour soient précisés dans l'avis.

 

6.04    Voix prépondérante13

 

Dans toutes les réunions du conseil d'administration, la décision concernant une question donnée est rendue à la majorité des voix exprimées sur cette question. En cas d'égalité, le président de la réunion vote une deuxième fois14.

 

6.05  Comités

 

S'il le juge nécessaire ou approprié à cette fin et sous réserve de la Loi, le conseil d'administration peut déléguer certains pouvoirs à un comité ou à un organe consultatif. Sous réserve des règlements ou des instructions émanant du conseil d'administration, ce comité peut établir lui-même ses règles de procédure. Tout membre d'un comité peut être destitué par résolution du conseil d'administration.

 

ARTICLE 7 DIRIGEANTS

 

7.01      Description des postes15

 

Sauf indication contraire de la part du conseil d'administration peut, sous réserve des dispositions de la Loi, modifier, restreindre ou accroître ces fonctions et pouvoirs, si des postes sont créés au sein de l'organisation et que des dirigeants y sont nommés, leurs titulaires exercent les fonctions et les pouvoirs suivants :

 

a)            Président du conseil d'administration - Le président du conseil d'administration est un administrateur. Il doit présider toutes les réunions du conseil d'administration et les assemblées des membres auxquelles il participe. Il agit aussi à titre de Président-directeur général (président) de l’organisation. Sous réserve de l'autorité dévolue au conseil d'administration, le président assure la supervision générale des activités de l'organisation.

 

b)           Vice-président du conseil d'administration - Le vice-président du conseil d'administration est un administrateur. Si le président du conseil d'administration est absent ou est incapable d'exercer ses fonctions ou refuse de le faire, le vice-président du conseil d'administration, le cas échéant, préside toutes les réunions du conseil d'administration et toutes les assemblées des membres auxquelles il participe.

 

c)            Secrétaire - Le secrétaire est un administrateur. Il assiste à toutes les réunions du conseil d'administration et de ses comités ainsi qu'aux assemblées des membres et y exerce les fonctions de secrétaire de séance. Il consigne ou fait consigner dans le registre des procès-verbaux de l'organisation le procès-verbal de toutes ces réunions et assemblées. Chaque fois qu'il reçoit des indications en ce sens, le secrétaire donne ou fait donner un avis aux membres, aux administrateurs, à l'expert-comptable et aux membres des comités. Le secrétaire est le dépositaire de tous les livres, documents, registres et autres instruments appartenant à l'organisation.

 

d)            Trésorier - Le Trésorier est un administrateur. Il prépare et présente au CA pour approbation provisoire les comptes annuels et les éléments de contrôle financier; prépare et présente au CA pour approbation provisoire le plan budgétaire et financier annuel en tenant compte des frais de fonctionnement et des recettes. Le Trésorier prépare et présente à chaque AG ordinaire, pour approbation définitive,  les comptes des deux derniers exercices ainsi que les prévisions de la prochaine année d’exercice.

 

Les fonctions et pouvoirs de tous les autres dirigeants de l'organisation sont déterminés en fonction de leur mandat ou des exigences du conseil d'administration ou du président. Sous réserve de la Loi, le conseil d'administration peut modifier, accroître ou limiter les fonctions et les pouvoirs de tout dirigeant.

 

7.02    Vacance d'un poste

 

Sauf disposition contraire d'une convention écrite, le conseil d'administration peut, pour un motif valable ou sans raison particulière, destituer n'importe quel dirigeant de l'organisation. À moins d'être ainsi destitué, un dirigeant exerce ses fonctions jusqu'au premier des événements suivants :

 

a)            son successeur a été nommé;

 

b)            le dirigeant a présenté sa démission;

 

c)            le dirigeant a cessé d'être un administrateur (s'il s'agit d'une condition de la nomination);

 

d)            le dirigeant est décédé.

 

Si le poste d'un dirigeant de l'organisation est ou deviendra vacant, les administrateurs peuvent nommer par résolution une personne pour le combler.

 

ARTICLE 8 – AFFILIATION À L’ASSOCIATION INTERNATIONALE DE PÉDAGOGIE UNIVERSITAIRE -INTERNATIONALE

 

8.01      Affiliation

 

L’organisation est membre d’office et participe de plein gré aux activités de l’ASSOCIATION INTERNATIONALE DE PÉDAGOGIE UNIVERSITAIRE – AIPU INTERNATIONALE et est en cela reconnue comme une section de l’AIPU INTERNATIONALE en siégeant sur les différents comités et instances selon les modalités déterminées par l’AIPU INTERNATIONALE.

 

8.02      Avantages et obligations

 

L’organisation et ses membres profitent des avantages et doivent respecter les obligations que lui confèrent sa reconnaissance par l’AIPU INTERNATIONALE.

 

8.03      Représentation

 

Les administrateurs représentent l’organisation aux différentes instances de l’AIPU INTERNATIONALE.

 

Le conseil d’administration peut nommer des membres en règle de l’organisation qui ne sont pas des administrateurs pour la représenter aux instances.

 

8.04      Désengagement

 

L’organisation peut se désengager sans condition et à n’importe quel moment de sa participation aux activités et aux instances de l’AIPU INTERNATIONALE.

 

Le conseil d’administration soumet à l’attention des membres la décision de se désengager des activités de l’AIPU INTERNATIONALE ou de s’affilier à toute autre association, lors d’une assemblée générale annuelle.

 

L’assemblée générale appelée à se prononcer sur le désengagement ou sur toute nouvelle affiliation doit entériner la décision au moyen d’une résolution extraordinaire.

 

ARTICLE 9 AVIS

 

9.01    Mode de communication des avis

 

Tout avis (notamment toute communication ou tout document) à donner (notamment envoyer, livrer ou signifier), autre qu'un avis d'une assemblée des membres, en vertu de la Loi, des statuts, des règlements administratifs ou d'une autre source à un membre, à un administrateur, à un dirigeant ou à un membre d'un comité du conseil d'administration ou à l'expert-comptable sera réputé avoir été donné dans l'un ou l'autre des cas suivants :

 

a)      s'il est remis en mains propres au destinataire ou livré à son adresse figurant dans les registres de l'organisation ou, dans le cas d'un avis à un administrateur, à la dernière adresse figurant sur le dernier avis envoyé par l'organisation conformément aux articles 128 (Liste des administrateurs) ou 134 (Avis de changement au directeur);

 

b)      s'il est posté au destinataire par courrier ordinaire ou service aérien payé d'avance à son adresse figurant dans les registres de l'organisation;

 

c)      s'il est transmis au destinataire par communication téléphonique, électronique ou autre à son adresse figurant dans les registres de l'organisation à cette fin;

 

d)      s'il est transmis sous la forme d'un document électronique conformément à la partie 17 de la Loi.

 

Un avis ainsi transmis est réputé avoir été donné lorsqu'il est remis en mains propres ou livré à l'adresse figurant aux registres de l'organisation; un avis posté est réputé avoir été donné au moment où il est déposé dans un bureau de poste ou une boîte aux lettres publique; et un avis envoyé par tout moyen de communication consignée ou enregistrée est réputé avoir été donné lorsqu'il est transmis ou livré à l'entreprise ou à l'organisme de communication approprié ou à son représentant aux fins de transmission. Le secrétaire peut modifier ou faire modifier l'adresse figurant aux registres de l'organisation pour tout membre, administrateur, dirigeant, expert-comptable ou membre d'un comité du conseil d'administration conformément à l'information qu'il juge digne de foi. La déclaration par le secrétaire qu'un avis a été donné conformément au présent règlement administratif constitue une preuve suffisante et irréfutable de l'avis. La signature de tout administrateur ou dirigeant de l'organisation sur tout avis ou tout autre document que donnera l'organisation peut être manuscrite, apposée au moyen d'un tampon, tapée ou imprimée ou partiellement manuscrite, apposée au moyen d'un tampon, tapée ou imprimée.

 

9.02    Invalidité d'une disposition du présent règlement administratif

 

L'invalidité ou l'inapplicabilité d'une disposition du présent règlement administratif ne touche en rien la validité ni l'applicabilité des autres dispositions de ce règlement administratif.

 

9.03    Omissions et erreurs

 

La non-communication involontaire d'un avis à un membre, à un administrateur, à un dirigeant, à un membre d'un comité du conseil d'administration ou à l'expert-comptable, la non-réception d'un avis par l'un de ses destinataires lorsque l'organisation a fourni un avis conformément aux règlements administratifs ou la présence, dans un avis, d'une erreur qui n'influe pas sur son contenu ne peut invalider aucune mesure prise à une assemblée visée par l'avis en question ou autrement fondée sur cet avis

 

ARTICLE 10     RÈGLEMENT DES DIFFÉRENDS

 

10.01  Médiation et arbitrage

 

Dans la mesure du possible, les différends ou controverses entre membres, administrateurs, dirigeants, membres de comité ou bénévoles de l'organisation sont résolues conformément au mécanisme de médiation ou d'arbitrage prévu à l'article 10.02 du présent règlement administratif.

 

10.02  Mécanisme de règlement des différends

 

Si un différend ou une controverse entre membres, administrateurs, dirigeants, membres de comité ou bénévoles de l'organisation découlant des statuts ou des règlements administratifs ou s'y rapportant ou découlant de tout aspect du fonctionnement de l'organisation n'est pas réglé dans le cadre de réunions privées entre les parties, sans porter atteinte ou déroger de toute autre façon aux droits conférés aux membres, administrateurs, dirigeants, membres de comité, employés ou bénévoles de l'organisation en vertu des statuts, des règlements administratifs ou de la Loi, au lieu que ces personnes intentent une action en justice, le différend ou la controverse est réglé au moyen d'un mécanisme de règlement ci-après :

 

a)            Le différend ou la controverse est d'abord soumis à un groupe de médiateurs. Une partie désigne un médiateur et l'autre partie (ou, s'il y a lieu, le conseil d'administration de l'organisation) en désigne un autre. Les deux médiateurs ainsi désignés désignent conjointement un troisième médiateur. Les trois médiateurs se réunissent alors avec les parties visées pour tenter d'en arriver à un règlement entre elles.

 

b)            Avec l'accord des parties, le nombre de médiateurs peut être ramené de trois à un ou deux.

 

c)            Si la médiation ne permet pas de régler le différend entre les parties, ces dernières conviennent de le régler par arbitrage en le soumettant à un seul arbitre, qui ne doit pas être l'un des médiateurs susmentionnés, conformément à la législation en matière d'arbitrage provinciale ou territoriale en vigueur dans la province ou le territoire où se trouve le siège de l'organisation ou selon les autres modalités convenues par les parties au différend. Les parties conviennent que toutes les procédures relatives à l'arbitrage sont confidentielles et que toute divulgation de quelque nature que ce soit est interdite. La décision de l'arbitre est finale et exécutoire et ne peut faire l'objet d'un appel sur une question de fait, une question de droit ou une question mixte de fait et de droit.

 

Tous les coûts liés aux médiateurs désignés conformément au présent article sont pris en charge à parts égales par les parties au différend ou à la controverse. Tous les coûts liés aux arbitres désignés conformément au présent article sont pris en charge par les parties, tels que déterminés par les arbitres.

 


 

ARTICLE 11 - ENTRÉE EN VIGUEUR

 

11.01  Entrée en vigueur

 

Sous réserve des questions qui nécessitent une résolution extraordinaire des membres, les présents règlements administratifs entrent en vigueur où la Corporation sera prorogée en vertu de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucrative.

 

NOUS CERTIFIONS que les présents règlements administratifs n° 1 adoptés par résolution extraordinaire des membres de l'organisation le _____________ jour de ___________________ 2014.

 

Daté le _____________ jour de ___________________ 2014

 

_______________________________________________

Président ou secrétaire


Notes

 

1 États financiers annuels - Conformément au paragraphe 175(2) de la Loi, cette disposition est facultative dans les règlements administratifs.

 

2 Conditions d'adhésion - En vertu de l'alinéa 7(1)c), les statuts indiquent les catégories, groupes régionaux ou autres groupes de membres que l'organisation est autorisée à établir et, en cas de pluralité de catégories ou de groupes, les droits de vote dont chacun est assorti le cas échéant. En vertu du paragraphe 154(1), les règlements administratifs prévoient les conditions d'adhésion à l'organisation et précisent si une organisation ou une autre entité peut être membre. Les exemples présentés dans le présent règlement administratif s'appliquent respectivement à une situation où il y a une seule catégorie de membres et à une autre situation où il y en a deux.

 

3 Avis d'assemblée et date de référence Les périodes de préavis mentionnées dans cet article sont prévues aux alinéas 63(1)a) et b) du Règlement. L'alinéa 63(1)c) permet aussi à l'organisation d'afficher l'avis d'assemblée sur un tableau où les activités de l'organisation sont régulièrement affichées et qui est situé dans un endroit habituellement fréquenté par les membres, au moins trente jours avant la date de la tenue de l'assemblée. En vertu de l'alinéa 63(1)d), si l'organisation compte plus de deux cent cinquante membres, en publiant l'avis, selon le cas i) au moins une fois par semaine au cours des trois semaines précédant la date de la tenue de l'assemblée, dans un ou plusieurs journaux qui, de par leur distribution dans les municipalités où résident les membres selon le registre des membres, rejoignent la majorité des membres de l'organisation ou ii) au moins une fois au cours de la période commençant soixante jours avant la date de la tenue de l'assemblée et se terminant vingt et un jours avant, dans une publication de l'organisation qui est envoyée à tous les membres. Si l'organisation le souhaite, elle peut prévoir ces options dans les règlements administratifs. Signalons par ailleurs que l'organisation peut, en vertu du paragraphe 161(1) de la Loi, fixer une date de référence conformément au Règlement pour désigner les membres en droit de recevoir avis d'une assemblée et habiles à y voter.

 

4 Moyens électroniques pour donner avis - En vertu du paragraphe 63(2) du Règlement, si les règlements administratifs prévoient l'utilisation de moyens électroniques pour donner avis, ils doivent également prévoir un moyen non électronique à cette fin.

 

5Vote des membres absents - En vertu du paragraphe 171(1) de la Loi, les règlements administratifs peuvent prévoir une ou plusieurs méthodes réglementaires selon lesquelles les membres qui ne sont pas présents à une assemblée sont autorisés à voter. En vertu de l'article 74 du Règlement, les méthodes de vote sont a) le vote par procuration, b) le vote par la poste et c) le vote par tout moyen de communication téléphonique, électronique ou autre conforme au Règlement. Les règlements administratifs qui prévoient une méthode pour le vote des membres absents doivent aussi prévoir la procédure relative à la collecte des voix, au dépouillement du scrutin et à la proclamation des résultats du vote.

           

6 Maintien des droits au moment de l'extinction - Conformément à l'article 157 de la Loi, les statuts ou les règlements administratifs peuvent prévoir qu'un membre conserve ses droits, par exemple pendant une période déterminée.

 

7 Mesures disciplinaires - En vertu de l'article 158, les statuts ou les règlements administratifs peuvent autoriser le conseil d'administration, les membres ou un comité du conseil d'administration ou des membres à prendre, contre un membre, des mesures disciplinaires allant jusqu'à son exclusion. Le cas échéant, ils prévoient également les circonstances justifiant la prise de telles mesures et les modalités applicables. L'article ci-dessus est donné à titre d'exemple.

 

8 Quorum - En vertu de l'article 164(1) de la Loi, les règlements administratifs peuvent fixer le quorum des assemblées, qui doit être conforme aux exigences du Règlement, selon lequel le quorum des assemblées fixé par les règlements administratifs doit être un nombre fixe, un pourcentage des membres ou un nombre déterminable par formule. Si les règlements administratifs ne fixent pas le quorum, le paragraphe 164(2) de la Loi prévoit que, par défaut, la majorité des membres habiles à voter à l'assemblée constitue le quorum. Signalons que, conformément au paragraphe 164(3), les règlements administratifs peuvent ne pas prévoir qu'il suffit que le quorum soit atteint à l'ouverture de l'assemblée pour que les membres puissent délibérer.

 

9 Vote - En vertu du paragraphe 137(1) de la Loi, les règlements administratifs peuvent prévoir que les membres prennent les décisions par consensus, sous réserve de certaines exceptions. Toutefois, de façon générale, la prise de décision par consensus constitue un processus décisionnel approprié uniquement lorsque les membres sont relativement peu nombreux. Si l'organisation souhaite que les membres prennent les décisions par consensus, elle peut utiliser la clause suivante : « Sauf disposition contraire de la Loi ou des statuts, les membres présents à une assemblée des membres prennent par consensus toute décision relative aux questions soulevées pendant cette assemblée. Le consensus est réputé avoir été obtenu lorsqu'aucun membre ne s'oppose à la décision relative à une question portée à l'ordre du jour de l'assemblée. Si le président de l'assemblée constate, après déploiement d'un effort raisonnable pour obtenir un consensus, qu'une question donnée ne fera pas l'objet d'un consensus, il détermine que la décision relative à cette question sera prise à la majorité des voix des membres. »

 

10 Égalité des voix - Dans l'exemple fourni dans le présent modèle de règlements administratifs, le président a une deuxième voix ou une voix prépondérante pour briser l'égalité des voix. D'autres variantes sont possibles, par exemple on peut déterminer que le président a droit de vote uniquement en cas d'égalité des voix.

 

11 Élection des administrateurs - Conformément au paragraphe 128(3), les administrateurs sont élus à une assemblée annuelle par résolution ordinaire des membres pour un mandat qui expirera au cours de la période prévue par le Règlement (quatre ans). En vertu du paragraphe 128(4) de la Loi, il n'est pas nécessaire que le mandat de tous les administrateurs élus ait la même durée. Les règlements administratifs peuvent prévoir expressément des mandats décalés ou ne pas faire mention de leur durée, auquel cas les mandats étalés sont prévus par résolution.

 

12 Avis de réunion du conseil d'administration - Conformément au paragraphe 136(1), les règlements administratifs peuvent fixer la période de préavis pour les réunions du conseil d'administration. Dans l'exemple donné dans le présent modèle de règlements administratifs, le conseil d'administration a la flexibilité voulue afin de prolonger la période de préavis pour les réunions ordinaires du conseil d'administration, tout en pouvant convoquer une réunion du conseil d'administration dans un court délai si des questions pressantes nécessitent une réunion d'urgence.

 

13 Vote - En vertu du paragraphe 137(1) de la Loi, les règlements administratifs peuvent prévoir que les administrateurs prennent les décisions par consensus sous réserve de certaines exceptions. Si l'organisation souhaite que les administrateurs prennent les décisions par consensus, elle peut utiliser la clause suivante :

 

« Sauf disposition contraire de la Loi ou des statuts, les administrateurs présents à une réunion du conseil d'administration prennent par consensus toute décision relative aux questions soulevées pendant cette réunion. Le consensus est réputé avoir été obtenu lorsqu'aucun administrateur ne s'oppose à la décision relative à une question portée à l'ordre du jour de la réunion. Si le président de la réunion constate, après déploiement d'un effort raisonnable pour obtenir un consensus, qu'une question donnée ne fera pas l'objet d'un consensus, il détermine que la décision relative à cette question sera prise à la majorité des voix des administrateurs. En pareil cas, chaque administrateur est autorisé à exprimer une seule voix. »

 

14 Égalité des voix - Dans l'exemple fourni dans le présent règlement administratif, le président a une deuxième voix ou une voix prépondérante pour briser l'égalité des voix. D'autres variantes sont possibles, par exemple on peut déterminer que le président a droit de vote uniquement en cas d'égalité des voix.

 

15 Dirigeants - Conformément à l'article 142 de la Loi, le conseil d'administration peut nommer les dirigeants de l'organisation. Les postes peuvent être prévus dans les règlements administratifs. Si l'organisation préfère que les dirigeants soient nommés par les membres ou d'une autre manière, cette préférence doit être précisée dans les statuts, les règlements administratifs ou, s'il y a lieu, une convention unanime des membres.

 


 
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Annexe_B_règlements administratifs AIPU.pdf 99 Ko 08/09/2014 20:57  Visualiser   Ouvrir/Télécharger

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